پیاده سازی ابزارهای مدیریتی در سازمان‌‌های مردم نهاد

پیاده سازی ابزارهای مدیریتی در سازمان های مردم نهاد

در کار با هر ابزار مدیریتی، سه مرحله باید اتفاق بیفتد تا بتوان گفت آن ابزار در سازمان پیاده‌سازی شده است: طراحی، استقرار و جاری­‌سازی، در ادامه هر یک از این مراحل را تشریح می­‌کنیم.

طراحی

یک ابزار یا سیستم مدیریتی در مرحله اول بر روی کاغذ طراحی می­‌شود. بر فرض اگر بخواهیم تأمین منابع سازمان خود را بهبود دهیم، در مرحله طراحی، خبرگان سازمان را گرد هم می‌­آوریم، بر اساس سواد و مطالعات خبرگان و بنچ­ مارک (بهینه‌کاوی: الگوبرداری از تجارب موفق)، ابزار را طراحی می­‌کنیم.

پس از جمله الزامات طراحی، سواد آکادمیک، مطالعه، بهینه ­کاوی (بنچ مارک)، تجربه و تخصص اجرایی است.

اما این طراحی هیچ تضمینی برای اجرا شدن ندارد. در سازمان­‌های مردم نهاد به وفور به کتابچه‌های راهنما و دستورالعمل و آیین ­نامه‌های اجرا نشده برمی‌­خوریم.

استقرار

مرحله بعدی، استقرار آن ابزار است. باید چرایی و چگونگی ابزار را به نیروهای سازمان آموزش داد. چرایی، یعنی نیروها اقناع شوند که چرا این ابزار برای سازمان مفید خواهد بود.

چگونگی هم به معنای آموزش کار با آن ابزار است. به عنوان مثال هنگام خرید یک نرم‌­افزار حسابداری، هزینه‌­ای هم بابت استقرار آن دریافت می­‌شود و هنگام نصب نرم‌­افزار، کار کردن با آن را به نیروهای سازمان، آموزش می‌­دهند.

جاری‌­سازی

در جاری­‌‌سازی، هر ابزار خوب باید ۱. بتواند کار کند و ۲. رفتارهای مثبت آن ابزار تکرارپذیر باشد. یعنی اگر برای مثال ابزارهایی که برای تأمین منابع طراحی شده، تنها یک بار نتیجه بخش باشد و دیگر تکرار نشود، آن ابزار به جاری‌­سازی نرسیده است. یا اگر نرم‌­افزار جذب و استخدام خریداری کردیم و برای یک ماه، داوطلبان را به خوبی سنجید اما پس از آن کارایی‌­اش را از دست داد، جاری­‌سازی اتفاق نیفتاده است.

اگر یک سیستم به درستی طراحی شده باشد، باید بتواند در خود بهبود مستمر ایجاد کند و خودش خودش را بهبود دهد.

به عنوان مثال، در مبحث مدیریت استراتژیک سه بخش وجود دارد: برنامه‌ریزی، اجرا و پایش استراتژی.

با انطباق این مبحث بر فرآیند پیاده‌­سازی هر ابزار (طراحی، استقرار، جاری­‌سازی)، برنامه ­ریزی استراتژیک، مراحل طراحی و استقرار را در بر دارد. به این معنا که مشاور نمی‌­تواند از بیرون یک کتابچه استراتژی به سازمان تحویل دهد، بلکه موظف است تسهیلگری کند و خبرگان سازمان را گرد هم آورد، ابتدا سواد استراتژی آن­ها را ارتقا دهد، سپس بر اساس اطلاعات، بحث­ها و ایده‌­هایی که خودشان می‌­دهند، بر اساس اصولی که به آن­ها آموزش داده، برنامه ­ریزی استراتژیک را انجام دهد.

وقتی استراتژی این­گونه طراحی شود، استقرار هم در همان مرحله انجام می­‌شود؛ چون نیروها چرایی ابزار را می‌­دانند، اقناع شده­‌اند و به روش‌­های طراحی و کاربرد آن اشراف دارند. بنابراین خروجی چیزی خواهد بود که همه آن را باور دارند و چرایی و اصول تدوین آن را می‌­دانند.

اجرا و پایش استراتژی نیز با فرآیند جاری­‌سازی متناظر است. اینکه رفتارهای مثبت ابزار تکرارپذیر باشد و بهبود مستمر داشته باشد. بر فرض ممکن است سال اول تدوین استراتژی، هدف گذاری­‌ها کیفی‌­تر و یا کمتر دقیق باشند، اما از سال­‌های بعد میزان انحراف از اهداف مشخص شده و هدف گذاری‌ها دقیق‌­تر انجام خواهد شد.

شایان ذکر است که کار مشاور تنها به مرحله طراحی محدود نمی‌­شود بلکه موظف است تا پایان استقرار و جاری­‌سازی ابزار، سازمان را همراهی نماید و در کنار آن­‌ها بماند.  

اشتراک در
اطلاع از
guest
0 Comments
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها

فرم شما با موفقیت ارسال شد