در کار با هر ابزار مدیریتی، سه مرحله باید اتفاق بیفتد تا بتوان گفت آن ابزار در سازمان پیاده‌سازی شده است: طراحی، استقرار و جاریسازی، در ادامه هر یک از این مراحل را تشریح می‌کنیم.
طراحی
یک ابزار یا سیستم مدیریتی در مرحله اول بر روی کاغذ طراحی می‌شود. بر فرض اگر بخواهیم تأمین منابع سازمان خود را بهبود دهیم، در مرحله طراحی، خبرگان سازمان را گرد هم می‌آوریم، بر اساس سواد و مطالعات خبرگان و بنچ مارک (بهینه‌کاوی: الگوبرداری از تجارب موفق)، ابزار را طراحی می‌کنیم.
پس از جمله الزامات طراحی، سواد آکادمیک، مطالعه، بهینه کاوی (بنچ مارک)، تجربه و تخصص اجرایی است.
اما این طراحی هیچ تضمینی برای اجرا شدن ندارد. در سازمانهای مردم نهاد به وفور به کتابچه‌های راهنما و دستورالعمل و آیین نامه‌های اجرا نشده برمی‌خوریم.
استقرار
مرحله بعدی، استقرار آن ابزار است. باید چرایی و چگونگی ابزار را به نیروهای سازمان آموزش داد. چرایی، یعنی نیروها اقناع شوند که چرا این ابزار برای سازمان مفید خواهد بود.
چگونگی هم به معنای آموزش کار با آن ابزار است. به عنوان مثال هنگام خرید یک نرم‌افزار حسابداری، هزینه‌ای هم بابت استقرار آن دریافت می‌شود و هنگام نصب نرم‌افزار، کار کردن با آن را به نیروهای سازمان، آموزش می‌دهند.
جاریسازی
در جاریسازی، هر ابزار خوب باید ۱. بتواند کار کند و ۲. رفتارهای مثبت آن ابزار تکرارپذیر باشد. یعنی اگر برای مثال ابزارهایی که برای تأمین منابع طراحی شده، تنها یک بار نتیجه بخش باشد و دیگر تکرار نشود، آن ابزار به جاریسازی نرسیده است. یا اگر نرم‌افزار جذب و استخدام خریداری کردیم و برای یک ماه، داوطلبان را به خوبی سنجید اما پس از آن کارایی‌اش را از دست داد، جاریسازی اتفاق نیفتاده است.
اگر یک سیستم به درستی طراحی شده باشد، باید بتواند در خود بهبود مستمر ایجاد کند و خودش خودش را بهبود دهد.
به عنوان مثال، در مبحث مدیریت استراتژیک سه بخش وجود دارد: برنامه‌ریزی، اجرا و پایش استراتژی.
با انطباق این مبحث بر فرآیند پیاده‌سازی هر ابزار (طراحی، استقرار، جاریسازی)، برنامه ریزی استراتژیک، مراحل طراحی و استقرار را در بر دارد. به این معنا که مشاور نمی‌تواند از بیرون یک کتابچه استراتژی به سازمان تحویل دهد، بلکه موظف است تسهیلگری کند و خبرگان سازمان را گرد هم آورد، ابتدا سواد استراتژی آنها را ارتقا دهد، سپس بر اساس اطلاعات، بحثها و ایده‌هایی که خودشان می‌دهند، بر اساس اصولی که به آنها آموزش داده، برنامه ریزی استراتژیک را انجام دهد.
وقتی استراتژی اینگونه طراحی شود، استقرار هم در همان مرحله انجام می‌شود؛ چون نیروها چرایی ابزار را می‌دانند، اقناع شده‌اند و به روش‌های طراحی و کاربرد آن اشراف دارند. بنابراین خروجی چیزی خواهد بود که همه آن را باور دارند و چرایی و اصول تدوین آن را می‌دانند.
اجرا و پایش استراتژی نیز با فرآیند جاریسازی متناظر است. اینکه رفتارهای مثبت ابزار تکرارپذیر باشد و بهبود مستمر داشته باشد. بر فرض ممکن است سال اول تدوین استراتژی، هدف گذاری‌ها کیفی‌تر و یا کمتر دقیق باشند، اما از سال‌های بعد میزان انحراف از اهداف مشخص شده و هدف گذاری‌ها دقیق‌تر انجام خواهد شد.
شایان ذکر است که کار مشاور تنها به مرحله طراحی محدود نمی‌شود بلکه موظف است تا پایان استقرار و جاریسازی ابزار، سازمان را همراهی نماید و در کنار آنها بماند.
